Production & Events Officer

MAD Brussels, het centrum voor mode en design, is op zoek naar een Production & Events Officer om het team Communicatie en Evenementen te versterken.

MAD Brussels, dat is het centrum van mode en design in het hart van de Belgische hoofdstad. Dit dynamisch centrum moedigt innovatie, samenwerking en creativiteit aan binnen de mode- en designindustrie, en dient als smeltkroes voor opkomend talent en gevestigde ontwerpers. MAD Brussels biedt niet alleen een uitgebreid mentorschapsprogramma aan om starters te helpen gedijen binnen hun vakgebied en expertise, het doet tegelijkertijd ook dienst als platform voor ontwerpers waar ze hun visie kunnen tonen, waar ze hun grenzen kunnen verleggen op internationaal niveau en waar ze kunnen kennismaken met de industrie via individuele sessies. De slogan is dan ook: "We inspire, connect & guide." Met haar avant-gardistische geest en toewijding aan het koesteren van talent, is MAD Brussels een belangrijk centrum dat de essentie van het creatieve hart van Brussel tracht te vatten.

MAD Brussels is gevestigd aan de Nieuwe Graanmarkt 10, 1000 Brussel, waar regelmatig activiteiten en tentoonstellingen worden georganiseerd. Daarnaast beheert MAD Brussels een incubator aan de Gierstraat 4, 1000 Brussel. Deze biedt creatieve ondernemers werkruimte en toegang tot een productiestudio.
 

Algemene functieomschrijving 

Functie: Production & Events Officer
Startdatum: Januari 2027
Contracttype: 4/5-tewerkstelling (80% contract)
Locatie: MAD Brussels, Nieuwe Graanmarkt 10, 1000 Brussel

De Production & Events Officer maakt deel uit van het team Communicatie en Evenementen van MAD Brussels. De Officer werkt nauw samen met de Artistic Director, de Communications & Events Manager de andere teamleden van het Communicatie team en het Business team.

De Production & Events Officer coördineert en houdt toezicht op de productie van alle tentoonstellingen, internationale projecten en andere evenementen van MAD Brussels. Dit gebeurt in samenwerking met de Artistic Director, de Communications & Events Manager en het business team. De Officer staat in voor het beheer en de opvolging van de productieplanning en het budget. Daarnaast coördineert de Officer de technische en productieteams en organiseert hij of zij het transport van de verschillende producties voor tentoonstellingen en internationale projecten van MAD Brussels.

De Production & Events Officer zorgt voor de organisatie van het nodige technische materiaal, de catering, het personeel en de teams voor kleinere evenementen bij MAD Brussels, zoals lezingen, vernissages en performances. Tot slot ben is de Officer het belangrijkste aanspreekpunt tijdens de opbouw, het evenement zelf en de afbouw van tentoonstellingen. De Officer beheert en coördineert ook het materiaal en de voorraad van MAD Brussels, waarbij steeds rekening moet gehouden worden met het beschikbare budget.
 

Specifieke verantwoordelijkheden 

— Het beheer en de opvolging van de productieplanning van tentoonstellingen, internationale presentaties en evenementen, in samenwerking met de Creative and Artistic Director, de Communications & Events Manager, het business team en eventuele externe partners van MAD Brussels. 

• Het opstellen van een evenementenplan en een gedetailleerde retroplanning, waarbij vanuit de einddatum wordt teruggewerkt om alle deadlines en voorbereidende stappen vast te leggen;
• Het voorbereiden van overheidsopdrachten en aanbestedingsdossiers voor alle evenementen en producties. Proactief op zoek gaan naar nieuwe leveranciers en deze voorstellen;
• Toezien op het verloop van de productie, zodat deze binnen het door de Communications & Events Manager vastgelegde en goedgekeurde budget en tijdschema blijft;
• Het opvolgen van contracten en overeenkomsten met kunstenaars en ontwerpers (bruikleenconventies, transport, installatie, verzekeringen enz.);
• Het aansturen en coördineren van technische en productieteams voor tentoonstellingen en internationale projecten van MAD Brussels. De Production & Events Officer fungeert daarbij als belangrijkste aanspreekpunt tijdens de opbouw en afbouw;
• Het coördineren van de informatie-uitwisseling en het transport van kunstwerken, objecten en silhouetten in het kader van internationale evenementen, in overleg met de aangewezen contactpersoon van het business team die aan het evenement verbonden is;
• Het coördineren en opvolgen van bestellingen, leveringen en transporten voor tentoonstellingen en internationale projecten van MAD Brussels. Daarnaast staat de Production & Events Officer in voor de opmaak en opvolging van condition reports van de tentoongestelde objecten;
• Ervoor zorgen dat de kwaliteit van het uiteindelijke resultaat voldoet aan de verwachtingen en vereisten van de artistiek directeur.

— Het organiseren van kleinere evenementen in het kader van tentoonstellingen en andere activiteiten (zoals openings- en slotavonden, diners, recepties, netwerkevenementen, lezingen, performances enz.).

• Het coördineren van de technische en logistieke aspecten van de kleinere evenementen van MAD Brussels (catering, geluidsinstallaties, schoonmaakploegen enz.);
• Tijdens evenementen fungeren als belangrijkste aanspreekpunt voor externe partners, waaronder cateringbedrijven, technische teams en andere medewerkers.

— Het beheren en opvolgen van de voorraad en het materiaal van MAD Brussels.

• Het opvolgen van de voorraadniveaus en ervoor zorgen dat de opslagruimte ordelijk en overzichtelijk blijft;
• Het bijhouden van een actuele inventaris van decors, rekwisieten en andere opgeslagen materialen;
• Het aankopen van klein gereedschap en materiaal, evenals het beheren van de bijbehorende overheidsopdrachten en aanbestedingsprocedures.

Gezocht profiel

— Minstens 8 jaar ervaring binnen een evenementenmanagement-, productie- of logistiek bedrijf, met een link naar de creatieve sector en ervaring in de opbouw en realisatie van tentoonstellingen;
— Een vlotte beheersing van het Frans en Engels is vereist. Kennis van het Nederlands is een pluspunt;
— In het bezit zijn van een rijbewijs;
— In staat zijn om technische plannen te interpreteren en oplossingen voor te stellen voor de scenografische en technische aspecten van een tentoonstelling;
— Vaardigheden in technisch tekenen, het opmaken van plannen of 3D-rendering zijn een pluspunt;
— Praktisch ingesteld en bereid om actief mee te werken aan de installatie van tentoonstellingen en kleinere technische werkzaamheden zelf uit te voeren;
— Proactief, goed georganiseerd en in staat om zelfstandig te werken;
— Flexibel (onder meer met het oog op avondactiviteiten), stressbestendig, aanpasbaar en oplossingsgericht;
— Een sterke passie hebben voor de creatieve sector.
 

Interesse?

Gelieve je sollicitatie, cv en motivatiebrief uiterlijk op woensdag 25 november 2026 om 18:00 uur per e-mail te bezorgen aan: lore.detremmerie@mad.brussels.
 

Timeline 

— Woensdag 25 november (18:00 uur): Deadline voor sollicitaties:
— Vrijdag 27 november: Eerste ronde en telefonisch gesprek
— Woensdag 9 december: Tweede ronde en interview
— Woensdag 16 december: Derde ronde, interview en opdracht
— Januari 2027: Startdatum bij voorkeur in januari 2027